Een liquiditeitsbegroting zet per maand het geld dat binnenkomt tegenover het geld dat eruit gaat. De uitkomst is het saldo op je bank aan het eind van elke maand. Zo zie je een kasgat maanden voordat het er is.
Voor een software- of digitaal bureau tellen vooral de betaaldatum van klanten, salarissen, facturen van zzp’ers, loonheffing, btw per kwartaal en vakantiegeld. Maak de begroting voor twaalf maanden vooruit en werk hem elke maand bij.
Wat is een liquiditeitsbegroting, en waarom is winst niet genoeg?
| Winstbegroting | Liquiditeitsbegroting | |
|---|---|---|
| Vraag | Verdien ik geld? | Heb ik genoeg geld op de bank? |
| Omzet telt | In de maand waarin je het werk doet of factureert | In de maand waarin de klant betaalt |
| Btw | Telt niet mee | Komt binnen en gaat er weer uit |
| Vakantiegeld | Verspreid over het jaar | In één keer, in de maand van uitbetaling |
| Investeringen | Afschrijving per jaar | Het hele bedrag op de dag van betaling |
Een bureau groeit vaak tegen de kas in. Je neemt een groot project aan, je zet zzp’ers in die elke maand factureren, en de klant betaalt pas na de oplevering van een mijlpaal. Op papier maak je winst, op de bank zie je een gat.
Hoe maak je een liquiditeitsbegroting voor je bureau?
Stap 1: Begin met het banksaldo
Neem het saldo van al je zakelijke rekeningen op de eerste dag van de eerste maand. Gebruik een spreadsheet met één kolom per maand.
Stap 2: Zet de ontvangsten op de betaaldatum
Zet per klant de verwachte facturen in de maand waarin de klant betaalt. Kijk naar hoe die klant eerder betaalde: dat zegt meer dan de afgesproken termijn. Denk aan:
- vaste maandbedragen voor onderhoud en hosting;
- uren op nacalculatie van de vorige maand;
- mijlpaalbetalingen van projecten met een vaste prijs;
- detacheringsuren.
Stap 3: Zet de vaste uitgaven erin
Salarissen, facturen van zzp’ers, huur, softwarelicenties, verzekeringen, lease en aflossingen. Elk in de maand waarin het geld van je rekening gaat.
Stap 4: Plan de belastingen
- Loonheffing. Per aangiftetijdvak, meestal per maand. De datum staat in je aangiftebrief van de Belastingdienst.
- Btw. Bij kwartaalaangifte moeten aangifte en betaling binnen zijn op de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal, volgens de Belastingdienst.
- Vennootschapsbelasting. De termijnen van je voorlopige aanslag.
Stap 5: Zet de piekmomenten erin
Vakantiegeld is voor veel bureaus de grootste piek. De Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag geeft werknemers recht op vakantiebijslag van ten minste 8% van het loon (art. 15 WML).
Zonder andere afspraak wordt het in juni uitbetaald (art. 17 WML). Zet het in die maand, inclusief de werkgeverslasten.
Zet daarnaast in de maand waarin je ze betaalt:
- eindejaarsuitkeringen en bonussen;
- jaarlicenties;
- grote aanschaffingen.
Stap 6: Reken het saldo per maand uit
Beginsaldo plus ontvangsten min uitgaven is het eindsaldo. Dat is het beginsaldo van de volgende maand. Kleur elke maand rood waarin het saldo onder je buffer zakt.
Stap 7: Werk de begroting elke maand bij
Vervang de verwachte cijfers van de afgelopen maand door de werkelijke. Schuif daarna een maand op, zodat je altijd twaalf maanden vooruit kijkt.
Hoe lang mag een zakelijke klant over betalen doen?
Het Burgerlijk Wetboek regelt dit voor handelsovereenkomsten in artikel 6:119a BW.
| Situatie | Wat de wet zegt |
|---|---|
| Geen betaaltermijn afgesproken | Wettelijke handelsrente vanaf 30 dagen na ontvangst van de factuur (lid 2) |
| Termijn afgesproken | Maximaal 60 dagen, tenzij uitdrukkelijk langer en niet kennelijk onbillijk (lid 5) |
| Grote klant, je bureau valt in het mkb | Maximaal 30 dagen, een langere afspraak is nietig (lid 6) |
Welke posten vergeten bureaus?
- Btw hoort bij de Belastingdienst. Het geld staat op je rekening en gaat er bij de aangifte weer af.
- Zzp’ers krijgen eerder geld dan jij. Je betaalt hun facturen binnen een paar weken. Je klant neemt er langer voor.
- Jaarlicenties. Software, domeinen, certificaten. Vaak in dezelfde maand.
- Bench. Een ontwikkelaar zonder project kost salaris zonder ontvangst.
- Eindejaarsuitkering en bonussen. Als ze in je arbeidsvoorwaarden staan.
Wat doe je als de begroting een gat laat zien?
- Factureer eerder. Een aanbetaling bij de start, mijlpalen op kortere afstand, nacalculatie per twee weken.
- Verkort je betaaltermijn. Voor nieuwe klanten, binnen de grenzen van de wet.
- Bel achter openstaande facturen aan. Op de dag na de vervaldatum.
- Schuif uitgaven op. Aanschaffingen, nieuwe mensen, jaarlicenties naar een maand met ruimte.
- Regel krediet voordat je het nodig hebt. Een bank kijkt liever naar een begroting dan naar een rood saldo.
- Kijk naar wat je al bezit. Code van je bureau kan geld opleveren via een licentie of een verkoop. Begin met wat code waard is.
Komt het gat door te weinig werk, lees dan ook klanten werven en detachering of projecten.