El W-8BEN-E es el formulario del IRS con el que tu agencia, como empresa extranjera, le demuestra a un cliente de EE. UU. que no es una persona estadounidense. El cliente lo necesita para decidir si te retiene impuestos y cuánto. Se lo entregas a quien te paga, nunca al IRS.
Si facturas como persona física, el formulario es el W-8BEN. Por servicios que tu equipo presta desde Latinoamérica, normalmente no hay retención. Por regalías de software que el cliente usa en EE. UU., la retención general es de 30 %, y un tratado puede bajarla.
Por qué el cliente te lo pide
El área de pagos de una empresa estadounidense tiene que documentar a quién le paga:
| Proveedor | Formulario |
|---|---|
| De EE. UU. | W-9 |
| Extranjero | W-8 |
Si no lo tiene, en ciertos pagos tiene que retener como si no supiera nada de ti. Con el formulario correcto en su archivo, puede pagarte completo cuando corresponde.
Según las instrucciones del IRS, la entidad extranjera que recibe el pago se lo entrega al pagador o agente de retención, nunca al IRS. Una persona física usa el W-8BEN.
Servicios y licencias: dos tratamientos distintos
Aquí está lo que más importa para una agencia, y casi nadie lo explica.
Servicios. Para el IRS, el ingreso por servicios personales tiene fuente donde se prestan los servicios. Si tu equipo programa desde Guadalajara, Medellín o Córdoba, el ingreso es de fuente extranjera y, en general, no está sujeto a la retención para extranjeros. El W-8BEN-E documenta que eres extranjero y el cliente te paga sin retener.
Licencias y regalías. Para el IRS, las regalías por copyrights tienen fuente donde se usa la propiedad. Si licencias tu software a una empresa que lo usa en EE. UU., esa regalía es ingreso de fuente estadounidense. La retención general sobre el bruto es de 30 %, salvo que un tratado la reduzca.
| País de tu agencia | ¿Tratado de renta con EE. UU.? | Retención sobre regalías por copyright |
|---|---|---|
| México | Sí | 10 % con tratado |
| Chile | Sí | 10 % con tratado |
| Argentina, Colombia, Perú, Uruguay y Costa Rica | No | 30 % general |
Según la lista del IRS, los países de la región con tratado vigente son México, Chile, Venezuela, Barbados, Jamaica y Trinidad y Tobago.
Cómo llenar el W-8BEN-E para una agencia
El formulario tiene 30 partes, pero una agencia típica usa pocas. Los campos clave, en orden:
- Parte I, línea 1. Nombre legal de tu empresa, igual que en el acta constitutiva.
- Línea 2. País de constitución.
- Línea 4, estatus del capítulo 3. La clasificación según las reglas fiscales de EE. UU. Para una sociedad operativa normal, suele ser “Corporation”. Si tienes dudas sobre cómo clasifica EE. UU. tu tipo de sociedad, pregunta a tu contador.
- Línea 5, estatus del capítulo 4 (FATCA). Una agencia que vive de vender servicios suele ser una “Active NFFE”. Para eso tiene que marcar la Parte XXV y certificar que cumple la prueba de activos e ingresos pasivos.
- Líneas 6 y 7. Domicilio fiscal real, sin apartados postales.
- Línea 9b. Número de identificación fiscal de tu país (RFC, NIT, CUIT). Inclúyelo aunque el cliente no lo exija.
- Parte III, solo si reclamas un tratado. Ver abajo.
- Parte XXV. Certificación de Active NFFE.
- Parte XXX. Firma de un representante legal, con nombre y fecha.
La Parte III solo se llena si cobras regalías u otro ingreso que el tratado reduce:
- Línea 14a: país de residencia para efectos del tratado.
- Línea 14b: declaración de que cumples la cláusula de limitación de beneficios del tratado.
- Línea 15: solo cuando el beneficio exige condiciones adicionales, y ahí se indican el artículo, la tasa y el tipo de ingreso. En el tratado con México, las regalías están en el artículo 12.
Vigencia
El formulario vale desde la firma hasta el último día del tercer año calendario siguiente, salvo que cambie algo que lo vuelva incorrecto:
- domicilio;
- tipo de sociedad;
- residencia fiscal.
Errores comunes
- Mandar un W-8BEN (personas) cuando la agencia factura como empresa.
- Llenar la Parte III con un tratado que tu país no tiene con EE. UU.
- Usar un domicilio de un coworking que no coincide con el fiscal.
- Firmar como alguien que no es representante legal.
- No avisar al cliente cuando cambian los datos.
Lo que esto significa para cobrar por tu código
Si hoy solo cobras servicios, el W-8BEN-E es un trámite. Si empiezas a cobrar licencias o a vender código a empresas de EE. UU., cambia esto:
- la retención;
- la línea 5;
- tal vez la Parte III.
Antes de cerrar ese deal, revisa qué código es tuyo y cuánto vale en cuánto vale el código.