Eine Liquiditätsplanung zeigt Woche für Woche, welches Geld auf deine Konten kommt und welches abfließt. Für Agenturen reicht eine einfache Tabelle über dreizehn Wochen. Die Tabelle zeigt die tiefste Stelle der Kurve, bevor du sie erreichst.
Gewinn und Liquidität sind zwei verschiedene Dinge. Eine Agentur kann profitable Festpreisprojekte haben und trotzdem in eine Lücke laufen, weil die Gehälter monatlich fällig sind und die Abnahme drei Monate auf sich warten lässt.
Warum laufen Agenturen in Liquiditätslücken?
Die Kosten einer Agentur sind fast komplett fix: Gehälter, Sozialversicherung, Miete, Tools. Die Einnahmen kommen in Sprüngen. Typische Ursachen für Lücken:
- Festpreis ohne Teilabnahmen. Das ganze Projekt wird vorfinanziert, Geld gibt es erst bei der Endabnahme.
- Lange Zahlungsziele. Große Kunden setzen lange Zahlungsziele durch, Gehälter warten nicht.
- Verzögerte Abnahme. Der Kunde testet nicht, das Geld bleibt liegen.
- Leere Pipeline. Ein Projekt endet, das nächste startet erst in zwei Monaten, das Team hat nichts Abrechenbares zu tun.
- Steuertermine. Umsatzsteuer und Vorauszahlungen werden fällig, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat.
Wie stellst du einen 13-Wochen-Plan auf?
Dreizehn Wochen sind ein Quartal. Das ist lang genug, um eine Lücke kommen zu sehen, und kurz genug, um wochengenau zu planen. So gehst du vor:
- Kontostand festhalten. Startwert ist der heutige Bestand aller Geschäftskonten, ohne Kreditlinien.
- Fixe Ausgaben eintragen. Gehälter, Sozialversicherung, Lohnsteuer, Miete, Tools, Leasing, Kreditraten, jeweils mit dem echten Abbuchungstag.
- Steuern eintragen. Umsatzsteuer-Vorauszahlungen und Vorauszahlungen auf Körperschaft- und Gewerbesteuer mit ihren Terminen.
- Sichere Einnahmen eintragen. Nur gestellte Rechnungen, und zwar mit dem Datum, an dem der Kunde erfahrungsgemäß zahlt.
- Wahrscheinliche Einnahmen getrennt eintragen. Geplante Abnahmen, Abschläge, Retainer in einer eigenen Zeile mit Wahrscheinlichkeit.
- Wochenweise fortschreiben. Jede Woche Ist-Werte eintragen, eine Woche hinten anhängen, die tiefste Stelle prüfen.
Wie schließt du eine Lücke, die du kommen siehst?
Je früher du die Lücke siehst, desto mehr Möglichkeiten hast du. Die Hebel in der Reihenfolge, in der sie meist am wenigsten kosten:
| Hebel | Was du tust | Grundlage |
|---|---|---|
| Abschläge verlangen | Wert der erbrachten Leistung aufstellen und abrechnen | § 632a Abs. 1 BGB |
| Teilabnahme vereinbaren | Meilenstein abnehmen lassen und abrechnen | § 641 Abs. 1 Satz 2 BGB |
| Abnahme erzwingen | Frist zur Abnahme setzen | § 640 Abs. 2 BGB |
| Forderungen eintreiben | Mahnen, Verzugszinsen ankündigen | Vertrag, §§ 286, 288 BGB |
| Ausgaben verschieben | Tools kündigen, Investitionen schieben, Stundung beim Finanzamt beantragen | § 222 AO, Gespräch mit Steuerberater |
| Bank | Kontokorrent erweitern, bevor es eng wird | Gespräch mit der Bank |
| Neue Einnahmen | Vorhandenen Code lizenzieren oder verkaufen | Siehe unten |
Wie die Abnahme als Werkzeug funktioniert, steht in Abnahme Software.
Ab wann wird es rechtlich ernst?
Für die Geschäftsführung einer GmbH gibt es klare Pflichten. Wird die Gesellschaft zahlungsunfähig oder überschuldet, muss die Geschäftsführung ohne schuldhaftes Zögern einen Insolvenzantrag stellen (§ 15a Abs. 1 InsO). Die Höchstfristen:
- Zahlungsunfähigkeit: spätestens drei Wochen nach Eintritt. Zahlungsunfähig ist, wer die fälligen Zahlungspflichten nicht erfüllen kann (§ 17 Abs. 2 InsO).
- Überschuldung: spätestens sechs Wochen nach Eintritt. Überschuldung liegt vor, wenn das Vermögen die Verbindlichkeiten nicht deckt und die Fortführung in den nächsten zwölf Monaten nicht überwiegend wahrscheinlich ist (§ 19 Abs. 2 InsO).
Wer den Antrag nicht oder nicht rechtzeitig stellt, macht sich strafbar (§ 15a Abs. 4 InsO). Drohende Zahlungsunfähigkeit, mit einem Prognosezeitraum von in der Regel 24 Monaten, erlaubt einen eigenen Antrag und verpflichtet nicht dazu (§ 18 InsO).
Welche Rolle spielt eigener Code in der Liquiditätsplanung?
Die meisten Agenturen planen nur mit Projektumsatz. Dabei liegt in vielen Agenturen Code, der schon bezahlt ist und nichts mehr kostet:
- interne Bibliotheken,
- Admin-Panels,
- Module, die in mehreren Projekten stecken,
- eingestellte Produkte.
Wenn die Rechte daran bei deiner Agentur liegen, kannst du ihn lizenzieren oder verkaufen. Das bringt Geld, ohne dass das Team neue Stunden leisten muss.
Prüf zuerst, welche Repos wirklich dir gehören: Wem gehört der Code?. Was sie wert sein können, steht in Was ist Code wert?.