Fator R é a razão entre a folha de salários e a receita bruta da empresa nos 12 meses anteriores ao mês de apuração. Ele está na LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-J, 5º-K e 5º-M.
Para software house no Simples Nacional, o Fator R decide o anexo: se a folha for igual ou maior que 28% da receita, a empresa paga pelo Anexo III. Abaixo disso, paga pelo Anexo V.
Na primeira faixa de receita, a alíquota nominal do Anexo III é 6% e a do Anexo V é 15,5%. A conta muda todo mês.
Por que o Fator R pega a software house
A LC 123/2006, art. 18, § 5º-D, coloca no Anexo III:
- a elaboração de programas de computador desenvolvidos no estabelecimento da empresa;
- o licenciamento ou cessão de direito de uso de programas;
- a criação de páginas eletrônicas.
O § 5º-M, II, manda essas mesmas atividades para o Anexo V quando o Fator R fica abaixo de 28%.
Como calcular o Fator R
A fórmula:
Fator R = folha de salários do período ÷ receita bruta do mesmo período
O período são os 12 meses anteriores ao mês de apuração (§ 5º-K).
Pela LC 123/2006, art. 18, § 24, a folha inclui:
- salários e demais remunerações a pessoas físicas pelo trabalho;
- pró-labore dos sócios;
- contribuição patronal previdenciária efetivamente recolhida;
- FGTS.
O § 26 exclui aluguéis e distribuição de lucros. Pagamento a PJ também fica fora, porque não é remuneração a pessoa física.
Exemplo com números hipotéticos
Uma software house faturou R$ 1.000.000 no período de referência. Pagou:
- R$ 180.000 em salários CLT com encargos e FGTS;
- R$ 70.000 de pró-labore com INSS patronal;
- R$ 450.000 em notas de PJ.
A conta:
- Folha para o Fator R: 180.000 + 70.000 = R$ 250.000.
- Fator R: 250.000 ÷ 1.000.000 = 25%.
Como 25% fica abaixo de 28%, a empresa paga pelo Anexo V neste mês. Para chegar ao limite, a folha precisaria crescer até o percentual legal da receita.
Como as software houses ajustam o Fator R
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Pró-labore. É o ajuste mais comum. Subir o pró-labore dos sócios aumenta a folha. O custo é o INSS sobre o pró-labore e o imposto de renda da pessoa física. Faça a conta com o contador: às vezes compensa, às vezes não.
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Contratar CLT. Trazer parte da equipe de PJ para CLT aumenta a folha. Custa mais em encargos e muda a relação com o time. A decisão vai além do imposto.
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Acompanhar todo mês. O Fator R usa uma janela móvel. Um mês de receita alta ou de folha baixa muda o anexo. Monte uma planilha com a janela móvel e confira antes de cada apuração.
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Planejar o tamanho. O Simples tem limite de receita bruta anual de R$ 4,8 milhões para a empresa de pequeno porte (LC 123/2006, art. 3º, II). O § 14 do art. 3º permite somar receitas de exportação até o mesmo limite, à parte. Para software house com cliente no exterior, isso dá mais espaço dentro do Simples.
Alíquota nominal e alíquota efetiva
As alíquotas dos anexos sobem por faixa de receita. Na primeira faixa, até R$ 180 mil no período:
| Anexo | Alíquota nominal na primeira faixa |
|---|---|
| Anexo III | 6% |
| Anexo V | 15,5% |
Nas faixas seguintes, a lei aplica uma parcela a deduzir, e a alíquota efetiva fica abaixo da nominal. O seu contador calcula a efetiva a cada mês.
Fator R e exportação
Sobre a receita de exportação de serviços, a LC 123/2006, art. 18, § 14, muda o valor do Simples:
| Parcelas retiradas | Parcelas que continuam |
|---|---|
| PIS, COFINS, ISS, ICMS e IPI | IRPJ, CSLL e contribuição previdenciária |
A receita de exportação entra na receita bruta do Fator R como qualquer outra. Mais sobre clientes de fora em contrato com cliente estrangeiro.
Cuidado com o body shop dentro do Simples
O § 5º-D, IV, fala de programas “desenvolvidos em estabelecimento do optante”. Alocar desenvolvedores para trabalhar dentro do cliente pode ser lido como cessão de mão de obra, que a LC 123/2006, art. 17, XII, proíbe no Simples.
Receita de licença também entra
Se a sua software house começar a licenciar código próprio, o § 5º-D, V, coloca o licenciamento de programas no mesmo grupo que o desenvolvimento. A receita de licença entra na receita bruta, e o Fator R vale para ela também.
Para entender o licenciamento, veja licença de software e quanto vale um código fonte.