Für inländische B2B-Umsätze gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gibt es Übergangsfristen bis zum 31. Dezember 2026, für kleinere Unternehmen bis zum 31. Dezember 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG).
Für deine Agentur heißt das: Rechnungen an deutsche Geschäftskunden gehen bald nur noch als strukturierte Datei raus. Rechnungen an Kunden im Ausland sind nicht erfasst, auch nicht für Lizenzen.
Ab wann musst du E-Rechnungen schreiben?
| Was | Ab wann | Norm |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen können | 1. Januar 2025 | § 14 UStG |
| Übergang für alle: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF | Umsatz und Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| Verlängerung für kleinere Aussteller | Umsatz und Rechnung bis zum 31. Dezember 2027, wenn der Vorjahresumsatz nicht über 800.000 Euro lag | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| Danach | E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
Prüf deinen Vorjahresumsatz gegen die Schwelle und plane die Umstellung danach. Die Übergangsregeln betreffen nur den Versand, empfangen musst du schon jetzt. Wer Rechnungen per EDI austauscht, hat eine eigene Verlängerung, unabhängig vom Umsatz (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
Was ist eine E-Rechnung genau?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart und mit ihr interoperabel sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).
| Format | E-Rechnung? |
|---|---|
| XRechnung | Ja |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | Ja, außer Profile MINIMUM und BASIC-WL |
| PDF ohne strukturierte Daten | Nein, sonstige Rechnung |
| Word, Excel, Scan | Nein, sonstige Rechnung |
Die Einordnung von XRechnung und ZUGFeRD stammt aus den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Andere Formate, die die Voraussetzungen erfüllen, sind ebenfalls zulässig.
Welche Rechnungen sind ausgenommen?
Nicht jede Rechnung einer Agentur fällt unter die Pflicht. Ausgenommen sind:
- Rechnungen an Verbraucher. Die Pflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
- Rechnungen an Kunden im Ausland. Die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und Satz 3 UStG).
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Diese Rechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 UStDV).
- Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV).
Was ändert sich für Abschläge, Retainer und Lizenzen?
Die Pflicht gilt für jede Rechnung über eine Leistung an ein inländisches Unternehmen. Das betrifft bei Agenturen:
- Abschlagsrechnungen im Werkvertrag nach § 632a BGB.
- Monatliche Rechnungen aus Retainer und Wartungsvertrag.
- Lizenzgebühren, einmalig oder laufend.
- Gutschriften, wenn der Kunde für dich abrechnet.
Für die Kunden ist die E-Rechnung oft eine Erleichterung, weil sie direkt in ihr ERP läuft. Für dich heißt das: Rechnungsnummer, Bestellnummer des Kunden und Leistungszeitraum müssen vollständig und richtig in den Daten stehen, sonst landet die Rechnung in der Klärung, und das Geld kommt später. Wie du Zahlungseingänge planst, steht in Liquiditätsplanung.
Wie stellt deine Agentur um?
- Empfang sicherstellen. Postfach für E-Rechnungen, Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen und archivieren kann.
- Umsatz prüfen. Gilt für dich die allgemeine oder die verlängerte Übergangsfrist?
- Rechnungsprogramm prüfen. Kann es XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 erzeugen?
- Stammdaten pflegen. Bestellnummern, Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern, Ansprechpartner Buchhaltung.
- Testrechnungen schicken. An zwei, drei große Kunden, bevor die Pflicht greift.
Was bedeutet die E-Rechnung für Code, der deiner Agentur gehört?
Wenn du eigenen Code lizenzierst, entstehen neue Rechnungsarten. Die E-Rechnung hilft dir, sie einheitlich abzurechnen:
- Laufende Lizenzgebühren lassen sich als wiederkehrende E-Rechnung automatisieren, mit wenig Aufwand für Kunde und Agentur.
- Lizenzen ins Ausland sind von der Pflicht nicht erfasst. Hier zählen der Reverse-Charge-Hinweis und, für Kunden in der EU, die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG).
- Eigene Rechnungsmodule sind ein Baustein, den viele Mittelständler gerade brauchen. Wenn du einen hast, ist er lizenzierbar.
Wie Lizenzerlöse steuerlich behandelt werden, steht in Steuern auf Lizenzeinnahmen. Wie du Code lizenzierst, steht in Softwarelizenz. Was er wert ist, steht in Was ist Code wert?.