En una agencia de software, la nómina sale cada quincena y el cliente de EE. UU. paga a 45 o 60 días después de recibir la factura. Si facturas a mes vencido con net 60, cobras el trabajo de enero a principios de abril. Ese hueco lo financias tú, con caja propia.
El flujo de caja de una agencia se controla con cuatro herramientas: una proyección semanal de 13 semanas, anticipos, facturación más frecuente y una reserva de dos o tres meses de nómina.
Por qué una agencia rentable se queda sin caja
La utilidad y la caja no son lo mismo. Una agencia puede tener buen margen y no poder pagar la quincena. Las causas típicas:
- Plazos de pago largos. Net 45 o net 60 en el MSA, más los días que tarda el área de cuentas por pagar del cliente.
- Facturación mensual a mes vencido. Suma 30 días más al hueco.
- Crecimiento. Cada persona nueva cobra desde la primera quincena, y su trabajo se cobra dos o tres meses después.
- Concentración. Un cliente que representa el 40 % de la facturación y se atrasa un mes.
Cómo hacer un flujo de caja proyectado de 13 semanas
La proyección de 13 semanas es la herramienta más útil para un dueño de agencia. Se arma en una hoja de cálculo en una tarde:
- Saldo inicial. Lo que hay hoy en todas las cuentas.
- Cobros esperados por semana. Cada factura emitida, con la fecha real en que ese cliente suele pagar. La fecha del contrato sirve de poco aquí.
- Facturas por emitir. El trabajo en curso, con la fecha en que lo vas a facturar y cobrar.
- Pagos fijos por semana. Nómina, contractors, renta, software, impuestos.
- Pagos variables. Bonos, viajes, equipo.
- Saldo final por semana. Saldo inicial más cobros menos pagos.
Actualízala cada lunes. La semana en la que el saldo baja de tu reserva mínima es la fecha límite para actuar.
| Semana | Saldo inicial | Cobros | Pagos | Saldo final |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 180,000 | 40,000 | 38,000 | 182,000 |
| 2 | 182,000 | 0 | 36,000 | 146,000 |
| 3 | 146,000 | 55,000 | 38,000 | 163,000 |
| 4 | 163,000 | 0 | 36,000 | 127,000 |
Cómo acortar el tiempo de cobro
Cada semana que adelantas un cobro es caja que no tienes que financiar. Lo que funciona con clientes de EE. UU.:
- Depósito al firmar. Un mes de servicios por adelantado, que se aplica a la última factura.
- Factura quincenal. Reduce el hueco en dos semanas sin cambiar el plazo de pago.
- Descuento por pronto pago. Por ejemplo, 2 % si pagan en 10 días. Calcula si te conviene frente a financiarte.
- Factura el día uno. Factura el primer día hábil del mes, sin esperar a cerrar reportes de horas internos.
- Un responsable de cobranza. Alguien que llama el mismo día en que vence la factura.
Lo que negocies tiene que quedar en el contrato. Las cláusulas de pago están en contrato con cliente de EE. UU. y en contrato de desarrollo de software.
Cuánta reserva de caja necesitas
Una referencia práctica para una agencia con clientes que pagan a 45 o 60 días:
| Situación de la agencia | Reserva sugerida |
|---|---|
| Clientes diversificados, ninguno pasa del 20 % | Dos meses de costos fijos |
| Un cliente pasa del 20 % de la facturación | Tres meses |
| Creciendo rápido o con contratos nuevos | Tres meses más el costo de las contrataciones previstas |
La reserva se construye apartando un porcentaje fijo de cada cobro hasta llegar a la meta.
Qué hacer cuando la caja se aprieta
Cuando la proyección muestra que la caja no alcanza, actúa en este orden:
- Cobra lo vencido. Llama a cada cliente con facturas atrasadas.
- Adelanta facturación: lo que se pueda facturar hoy, factúralo hoy.
- Pausa contrataciones y gastos que no son nómina.
- Negocia plazos con proveedores. La nómina se paga completa y a tiempo.
- Busca ingresos con lo que ya tienes, sin proyectos nuevos.
El quinto punto es el que más dueños pasan por alto. Las librerías, herramientas internas y productos que tu agencia escribió y conserva pueden licenciarse a otras empresas. Es dinero que no depende de vender un proyecto nuevo ni de esperar un net 60.
Revisa qué tienes en cuánto vale el código y cómo se licencia en licenciamiento de software.